Tips Ringan Hadiri Rapat Tanpa Membawa Banyak Berkas

Sesaat sebelum diskusi dimulai, beberapa kawan menyapa saya dengan sebutan Dilan. Panggilan yang membuat saya mengernyitkan dahi dan sigap bertanya. Katanya saya mirip anak muda dalam filem yang sempat viral tempo hari, hanya karena membawa satu buku saja saat memasuki ruang diskusi pagi itu.
Sementara kawan yang lain, membawa sejumlah map, buku kerja, dan tas gendong yang berisikan laptop, dokumen serta perlengkapan lainnya.
Entah maksudnya pujian atau malahan meledek, saya mah gak terlalu peduli.

Kebiasaan membawa peralatan lengkap saban menghadiri rapat, bagi saya jadi satu hal yang ‘so old’, mengingat untuk ukuran jaman jani, nyaris semua hal bisa digantikan oleh satu perangkat pintar bernama ponsel. dan itu sudah saya lakukan dari saat pertama mengenal devices pda sebagai kawan setia dimanapun berada.
Memang, ada potensi kehilangan data saat ponsel mati di tengah jalan. Baik karena kehabisan daya batere ataupun rusak total. Tapi sepertinya itu jarang terjadi bilamana kita bisa menyiapkan antisipasinya lebih awal.

Teknologi kedua yang wajib dibawa saat menghadiri rapat atau diskusi jaman jani di level asn, adalah cloud.
Cloud itu macam aktifitas titip file dalam perangkat flash disk di dunia maya, yang gak perlu dibawa secara fisik.
Menyimpan banyak hal dan dokumen penting, semisal di Google Drive atau DropBox, agar kelak saat semuanya dibutuhkan, tinggal akses dari layar ponsel dan membuka serta membagikannya pada yang lain dengan mudah.
seSimpel itu sebetulnya.

Yang ketiga tentu saja Koneksi Internet.
Bisa menggunakan koneksi wifi gratisan di lokasi diskusi atau paket data sendiri.

Akan tetapi untuk berjaga-jaga, ada baiknya sih melakukan penyimpanan file dan dokumen yang dibutuhkan dalam bentuk digital pada memory ponsel.

Yang mana, untuk ukuran dokumen ASN, rasanya sih gak butuh banyak space untuk menyimpan itu semua. Kecuali file berupa presentasi dengan flash dan animasi kekinian, atau video.
Jangan lupa memberikan nama file yang sesuai isi dokumen untuk memudahkan pencarian.

Kalaupun kemudian apa yang dicari tidak ada tersimpan baik dalam memory ponsel ataupun cloud, jaman jani Whatsapp kerap dimanfaatkan untuk berkoordinasi dengan staf atau rekan kerja yang berada jauh dari lokasi diskusi. Mintakan saja file atau dokumen yang dimaksud di grup kerja, atau secara pribadi jika memiliki staf terpercaya. Biasanya apa yang dibutuhkan, tidak harus saklek disampaikan saat itu, terkecuali kalian berada dalam posisi pemeriksaan oleh penyidik aparat atau BPK di lapangan.

Sementara untuk media tulis, bisa memanfaatkan sarana yang disediakan di lokasi, atau mencatatnya secara cepat dan singkat pada aplikasi catatan di ponsel masing-masing.
Ini akan jauh lebih memudahkan saat pimpinan meminta pelaporan hasil rapat atau notulensi pasca agenda.

Memang terkadang oleh pimpinan rapat dan rekan lainnya, kita terlihat abai pada suasana diskusi lantaran sibuk dengan dengan layar ponsel, lengkap dengan dugaan bermain games atau scroll timeline social media, namun dengan pengalaman sekian kali diinterupsi, mereka akan paham dengan sendirinya saat mengetahui apa yang kita kerjakan.

Sudah bukan jamannya lagi membawa banyak berkas, seiring begitu mudahnya memanfaatkan teknologi jaman jani.