ASN Menulis 2026 : Satu ASN, Multi Aplikasi. Ketika Digitalisasi Justru Menambah Beban Kerja

Hal yang mungkin terdengar sepele bagi sebagian orang, tetapi jujur saja cukup melelahkan bagi seorang ASN yang menjalaninya nyaris setiap hari, Login ke aplikasi.

Di era terdahulu, pekerjaan seorang ASN identik dengan map, lembar disposisi, fotokopi, stempel atau tanda tangan. Sementara sekarang semuanya sudah mulai bergerak ke arah digital. Kertas dikurangi, proses dibuat lebih cepat, data disimpan secara elektronik, dan berbagai layanan pemerintahan mulai terhubung secara daring. Dari tahap perencanaan, pengadaan, hingga pelaksanaan pekerjaan dan realisasi anggaran, semua ada. 

Secara konsep, tentu saja ini kabar baik.

Tapi faktanya ?

Bahkan BKN secara resmi mendorong integrasi data ASN melalui SIASN, yang dirancang sebagai sistem nasional untuk mengintegrasikan data baik bagi ASN pusat maupun daerah. MyASN sendiri menyediakan fasilitas bagi para ASN untuk melakukan pemutakhiran data pribadi dan riwayat kepegawaian secara mandiri.

Masalahnya muncul ketika konsep digitalisasi diterjemahkan menjadi semakin banyak aplikasi yang harus dibuka oleh orang yang sama.

Satu ASN bisa saja memiliki urusan dengan Simpeg untuk data kepegawaian internal, MyASN untuk pemutakhiran data pribadi, Sipetir atau sistem sejenis untuk kebutuhan tertentu, IPASN untuk indeks profesionalitas, SIPD untuk penganggaran bagi pemerintahan daerah, aplikasi TTE untuk tanda tangan elektronik, LPSE atau SPSE untuk pengadaan, e-Katalog untuk belanja pemerintah, hingga sistem pengadaan langsung lainnya.

Belum lagi aplikasi presensi, kinerja, perjalanan dinas, e-surat, arsip, pelaporan dan berbagai aplikasi internal lainnya, termasuk proses pengajuan cuti. 

Satu orang. Banyak akun. Banyak password. Banyak menu. Banyak kewajiban update.

Disinilah ironi digitalisasi mulai terasa.

Kita sering mendengar bahwa transformasi digital bertujuan membuat pekerjaan menjadi lebih mudah, cepat, efisien dan transparan. Tetapi dari sudut pandang pengguna di lapangan, digitalisasi kadang justru terasa seperti memindahkan beban kerja dari meja administrasi ke layar komputer dan telepon genggam.

Bukan lagi mengisi formulir kertas.

Tetapi mengisi formulir digital.

Bukan lagi membawa berkas dari satu ruangan ke ruangan lain, tapi mengunggah dokumen dari satu aplikasi ke aplikasi lain.

Dan yang paling melelahkan, data yang sama kadang harus dimasukkan kembali di tempat yang berbeda. Duh... 

Padahal idealnya, ketika seorang ASN sudah memasukkan NIP, nama, tanggal lahir, pangkat, jabatan, pendidikan dan data keluarga dalam satu sistem, informasi tersebut semestinya dapat dimanfaatkan oleh sistem lain yang memang membutuhkan data tersebut.

Bukan meminta ASN mengetik dan melakukan input ulang.

Konsep pemerintah digital yang berkembang saat ini sebenarnya sudah mengarah ke sana, bukan sekadar memperbanyak aplikasi, melainkan integrasi data dan integrasi layanan. Bahkan BKN menyebut pengembangan ASN Digital sebagai bagian dari upaya membangun sistem satu data ASN yang lebih terpadu.

Jadi persoalannya sekarang adalah ASN harusnya mampu lebih melek teknologi. Harus. Di semua lini.

ASN masa kini memang dituntut profesional, adaptif dan mampu mengikuti perkembangan teknologi. Kemampuan menggunakan aplikasi merupakan bagian dari kompetensi kerja. Digitalisasi juga seharusnya membawa banyak manfaat. Proses lebih cepat, jejak administrasi lebih jelas, dokumen lebih mudah dilacak, transparansi meningkat dan ketergantungan terhadap kertas berkurang.

Tetapi kita juga perlu jujur melihat sisi lainnya.

Jangan sampai ukuran keberhasilan transformasi digital hanya dihitung dari berapa banyak aplikasi yang berhasil dibuat, dan bukan dari berapa banyak pekerjaan yang berhasil disederhanakan.

Sebab bagi ASN yang sudah berusia kepala lima atau mendekati masa pensiun, persoalannya tidak lagi semata-mata karena tidak mampu menggunakan teknologi.

Kadang sudah muncul kejenuhan digital.

Bayangkan saja, saya pribadi sebagai seorang ASN yang kebetulan pula ditunjuk sebagai PPK atau Pejabat Pembuat Komitmen, setelah seharian menyelesaikan pekerjaan utama, masih harus mengingat aplikasi mana yang perlu dibuka, username apa yang digunakan, password mana yang masih berlaku, kode OTP mana yang masuk, kemudian mencari menu pemutakhiran data yang letaknya berbeda-beda. Tidak hanya aplikasi data pribadi saja, tapi juga termasuk aplikasi Pengadaan dan turunannya yang merupakan kewajiban bagi para PPK di muka bumi ini. 

Belum selesai satu aplikasi, sudah ada pesan di WhatsApp Group kantor, "Mohon segera update data pada aplikasi Simpeg."

Besok muncul lagi, "Batas akhir pemutakhiran data aplikasi SIPD diperpanjang sampai Jumat."

Lalu lusa, "Mohon seluruh ASN melakukan pengisian pada aplikasi MyASN sebelum akhir bulan, atau TPP gak dicairkan."

Lama-lama yang terasa bukan lagi kemudahan.

Tetapi kelelahan administratif dalam bentuk digital.

Ironisnya, ASN tetap dituntut memberikan pelayanan terbaik kepada masyarakat. Profesionalitas tetap harus dijaga. Target pekerjaan tetap berjalan. Surat harus selesai, laporan harus dibuat, pelayanan publik tidak boleh berhenti.

Digitalisasi seharusnya membantu ASN mengerjakan semua itu. Bukan malah menjadikan ASN sebagai operator di banyak aplikasi.

Mungkin sudah waktunya kita mengubah cara berpikir. Pertanyaan pentingnya bukan lagi "Aplikasi apa yang belum kita punya?" Tapi "Aplikasi apa yang sebenarnya masih kita perlukan?"

Dan pertanyaan berikutnya yang tidak kalah penting, "Apakah bisa satu data dimasukkan sekali, lalu digunakan berkali-kali?"

Kalau jawabannya bisa, maka itulah digitalisasi yang sesungguhnya.

ASN tidak perlu menghindari teknologi. Justru teknologi yang harusnya harus menjadi alat bantu ASN agar bisa bekerja lebih baik. Tetapi pemerintah juga perlu memperhatikan pengalaman pengguna di lapangan, termasuk ASN yang sudah puluhan tahun bekerja dan kini berada di penghujung masa pengabdian.

Karena pada akhirnya, tujuan digitalisasi bukan membuat ASN semakin sibuk menatap layar.

Tujuan digitalisasi adalah membuat ASN memiliki lebih banyak waktu untuk bekerja.

Kalau satu ASN harus membuka sejumlah aplikasi hanya untuk menyelesaikan sesuatu yang dahulu cukup dilakukan dalam satu proses, mungkin yang sedang kita lakukan bukan menyederhanakan birokrasi.

Kita hanya sedang memindahkan kerumitan birokrasi ke dalam bentuk digital.

Dan kalau begitu, barangkali yang perlu diperbaiki bukan lagi kemampuan ASN menggunakan aplikasi, tapi cara kita merancang aplikasinya.