PanDe Baik

Ada yang belum kenal dengan istilah email gag ya ? atau yang kalau ditranslate ke bahasa Indonesia menjadi Sur-el ? Surat Elektronik ? hehehe… saya yakin setiap pengguna dunia maya, kenal betul istilah satu ini. Sayangnya belum semua paham betul bahwa sesungguhnya setiap pemilik email wajib mengelola alamat emailnya dengan baik, untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.

Ada tiga alasan umum yang kerap dikemukakan oleh para pemilik email ketika saya tanyakan soal ‘kebisaaan memeriksa akun emailnya’. Tidak punya banyak waktu dan juga proses yang ribet untuk login (ini berlaku bagi mereka yang masih memeriksa akun email melalui browser pc), Tidak tahu caranya (kebanyakan mereka yang memanfaatkan FaceBook tanpa menyadari fungsi alamat email yang digunakan sebagai akun) dan Tidak mau tahu (bisaanya mereka ini sampai lupa password yang digunakan untuk membuka email). Padahal ada loh cara mudah untuk mengelola Email yang tidak ribet, tidak membutuhkan banyak waktu atau malahan biaya untuk koneksi internet.

Bagi mereka yang sudah bergelut lama dengan perangkat pintar BlackBerry dan menggunakan layanan RIM, saya yakin yang namanya fitur Push Email, bukan lagi hal yang asing terdengar. Pula bagi mereka yang masih betah menggunakan ponsel Java, bisa juga merasakan asyiknya fitur Push Email dengan memanfaatkan aplikasi Morange atau MoZat. Tapi bagaimana dengan mereka yang masih betah menggunakan PC rumahan ? apakah bisa juga merasakan hal yang sama ?

Secara umum memang ada banyak aplikasi gratisan yang dapat digunakan untuk mengelola email pada PC rumahan, bisaanya bergantung pada selera atau kebisaaan. Namun secara default sebuah PC rumahan yang berbasiskan Windows sebagai system operasinya, sudah menyediakan fasilitas Outlook Express yang berfungsi sama. Jikapun didalam PC yang Anda gunakan sudah terinstalasi paket Microsoft Office (baik yang resmi ataupun bajakan), bisa juga memanfaatkan salah satu aplikasi yang terintegrasi didalamnya, Microsoft Outlook.

Mengelola akun Email dengan menggunakan aplikasi Outlook Express ataupun Microsoft Outlook ini memiliki cara kerja yang kurang lebih sama dengan layanan fitur Push Email yang diberikan RIM selaku pengembang system operasi BlackBerry ataupun yang diberikan oleh aplikasi java Morange atau MoZat tadi. Semua email bakalan ditarik kedalam aplikasi Outlook ketika PC terhubung dengan dunia maya. Lamanya waktu yang dibutuhkan, bergantung pada besaran total email yang diterima, dibagi dengan rata-rata kecepatan koneksi. Untuk mudahnya dimengerti, katakanlah waktu yang dibutuhkan kisaran 5 (lima) sampai 10 (sepuluh) menit untuk dapat menyelesaikan proses ‘penarikan email ini. Selanjutnya, jika koneksi yang digunakan masih terasa mahal untuk dilanjutkan, ya putuskan saja.

Email yang sudah selesai ditarik kedalam aplikasi Outlook ini, kemudian dapat dibaca, dinikmati hingga habis (jika email berisi banyak informasi penting yang harus dicermati dengan hati-hati), dibalas sesuai kebutuhan dan dikirim. Semua aktifitas ini dapat dilakukan secara Offline atau tanpa menggunakan koneksi internet. Jika sudah selesai, tinggal menyambungkan koneksi kembali, tunggu hingga semua email dinyatakan telah terkirim, lalu putuskan kembali koneksinya. Mudah bukan ?

Adapun kelebihan mengelola akun email dengan menggunakan aplikasi OutLook ini atau sejenisnya adalah, tidak membutuhkan Proses yang cenderung ribet serta berulang untuk login, melihat inbox (kotak masuk), tidak membutuhkan koneksi internet (yang cenderung terjadi penurunan kecepatan) yang lama, tidak membutuhkan waktu untuk menunggu (membuka satu persatu email, membacanya, kemudian menutup kemudian membuka dan membaca email lainnya), tidak terbatas pada satu akun email saja (bayangkan jika Anda memiliki dua akun atau lebih, dan membukanya secara online melalui browser PC), dan email balasan, dapat dikerjakan kapan saja (tidak harus online).

Sayangnya, cara ini ada pula kelemahan atau kekurangannya. Tidak dapat diterapkan bagi mereka yang menggunakan alamat email dengan domain atau embel-embel Yahoo (alamat yang masih umum digunakan untuk membuat akun email) serta membutuhkan proses input akun yang sedikit rumit dan tidak gampang dipahami oleh awam, namun masih bisa dipelajari kok.

Mengapa saya katakan tidak dapat diterapkan pada akun email Yahoo, karena proses yang digunakan memanfaatkan fitur POP3 atau IMAP yang tidak ditawarkan secara gratis oleh Yahoo. Berbeda dengan Gmail yang masih memberikan fasilitas penerusan email ini secara gratis untuk semua pengguna. Itu sebabnya, untuk membuat sebuah akun email gratisan, saya bisaanya lebih menyarankan rekan-rekan menggunakan alamat Gmail.

Lantas, bagaimana caranya untuk bisa mengelola akun email dengan memanfaatkan aplikasi Outlook ? tunggu di tulisan berikutnya ya…