Tips dan Cara Mengelola Akun Email dengan OutLook

3

Category : tentang TeKnoLoGi

Menyambung tulisan saya tentang ‘Mengelola Akun Email dengan OutLook’, berikut Tips dan Cara atau langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk dapat mengelola email tanpa membutuhkan banyak waktu (untuk login dan proses membaca serta membalas email), tanpa membutuhkan banyak biaya (untuk koneksi internet, apalagi kalo lagi lelet) dan dapat dilakukan kapan saja.

Pertama, buka aplikasi Outlook Express yang secara default terdapat dalam setiap PC atau laptop berbasis Windows, atau aplikasi Microsoft Outlook yang terdapat dalam folder Microsoft Office (jika tersedia). Abaikan semua kotak dialog yang muncul, dengan meng-Cancel perintah yang ditawarkan. Jika sudah masuk kedalam halaman utama aplikasi tersebut, cari Menu ‘Tools’ pada baris Toolbar bagian atas halaman, kemudian pilih ‘Account Setting’.

Langkah kedua adalah memasukkan akun email yang akan digunakan dalam aplikasi tersebut dengan memilih tombol ‘Create New’. Pilih pilihan yang menerangkan bahwa akun yang akan dimasukkan memanfaatkan fitur POP3 atau IMAP, kemudian pilih pilihan ‘Manual Configure’.

Langkah ketiga adalah memasukkan data Nama Pengguna (atau alias) yang nantinya akan digunakan dalam setiap proses terima kirim email, alamat email serta password yang digunakan.

Langkah keempat adalah memasukkan data POP3 yang digunakan baik untuk layanan Incoming Mail Server / email yang diterima (POP) dan OutGoing Mail Server / email yang dikirim (SMTP). Untuk mendapatkan informasi ini, pengguna dapat melihatnya di bagian Pengaturan email (buka email terlebih dahulu pada jendela browser PC), beri centang pada kotak pilihan ‘aktifkan layanan POP/IMAP’ lalu catat dan masukkan data server sesuai yang tertera di halaman Pengaturan tersebut.

Secara Default, untuk akun Gmail misalnya, ketikkan ‘pop.gmail.com’ tanpa tanda petik pada kolom Incoming Mail Server dan ketikkan ‘smtp.gmail.com’ tanpa tanda petik pada kolom OutGoing Mail Server.

Jika sudah, lakukan uji akun email dengan menekan tombol ‘Test Account Setting’.

Apabila terjadi kegagalan baik pada proses penerimaan dan pengiriman email dalam uji coba tersebut, tambahkan beberapa parameter sesuai yang disarankan pada halaman Pengaturan melalui pilihan ‘More Setting’.

Untuk akun Gmail misalkan, diperlukan setidaknya 4 (empat) tambahan langkah yaitu (1) pada Tab ‘OutGoing Server’ centangkan atau tandai pilihan pada ‘My OutGoing Server (SMTP)…. ; (2) pada Tab ‘Advanced’ centangkan atau tandai pilihan ‘This Server requires (SSL) yang secara default akan mengubah angka 110 menjadi 995 ; (3) ketikkan angka ‘587’ tanpa tanda kutip pada kolom ‘OutGoing Server (SMTP)‘ dan (4) ubah pilihan ‘None’ pada tulisan ‘Use the following Type…’ menjadi ‘TLS’. Lalu lakukan Pengujian kembali.

Langkah Keempat hingga selesai sesuai yang tertera diatas, akan berbeda antara akun email dari domain satu dengan lainnya. Namun untuk akun email dari domain yang sama, pengaturannya tetap sama.

Seperti misalkan email yang saya gunakan dengan menggunakan domain @pandebaik.com  memiliki pengaturan yang sama pada kolom Incoming Mail Server maupun OutGoing-nya serta hanya perlu melakukan 2 tambahan langkah (1) dan (2) saja.

Jika langkah-langkah diatas sudah dilakukan, tutup jendela dialog ‘Account Setting’, kemudian lakukan Pengujian dalam arti sebenarnya dengan menekan tombol ‘Send and Receive’ dan lihat apa yang terjadi.

Email yang ditarik kedalam aplikasi akan diterangkan melalui status yang dapat dilihat pada bagian kanan bawah, baik jumlah email yang diterima, ukuran serta seberapa jauh proses yang sudah berjalan.

Ketika proses email yang diterima telah dinyatakan selesai, koneksi dunia maya dapat diputuskan untuk menguji apakah benar bahwa email yang diterima dapat dibaca satu persatu tanpa membutuhkan lagi koneksi internet ? Coba saja…

Mudah Kelola Akun Email dengan OutLook

9

Category : tentang TeKnoLoGi

Ada yang belum kenal dengan istilah email gag ya ? atau yang kalau ditranslate ke bahasa Indonesia menjadi Sur-el ? Surat Elektronik ? hehehe… saya yakin setiap pengguna dunia maya, kenal betul istilah satu ini. Sayangnya belum semua paham betul bahwa sesungguhnya setiap pemilik email wajib mengelola alamat emailnya dengan baik, untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.

Ada tiga alasan umum yang kerap dikemukakan oleh para pemilik email ketika saya tanyakan soal ‘kebisaaan memeriksa akun emailnya’. Tidak punya banyak waktu dan juga proses yang ribet untuk login (ini berlaku bagi mereka yang masih memeriksa akun email melalui browser pc), Tidak tahu caranya (kebanyakan mereka yang memanfaatkan FaceBook tanpa menyadari fungsi alamat email yang digunakan sebagai akun) dan Tidak mau tahu (bisaanya mereka ini sampai lupa password yang digunakan untuk membuka email). Padahal ada loh cara mudah untuk mengelola Email yang tidak ribet, tidak membutuhkan banyak waktu atau malahan biaya untuk koneksi internet.

Bagi mereka yang sudah bergelut lama dengan perangkat pintar BlackBerry dan menggunakan layanan RIM, saya yakin yang namanya fitur Push Email, bukan lagi hal yang asing terdengar. Pula bagi mereka yang masih betah menggunakan ponsel Java, bisa juga merasakan asyiknya fitur Push Email dengan memanfaatkan aplikasi Morange atau MoZat. Tapi bagaimana dengan mereka yang masih betah menggunakan PC rumahan ? apakah bisa juga merasakan hal yang sama ?

Secara umum memang ada banyak aplikasi gratisan yang dapat digunakan untuk mengelola email pada PC rumahan, bisaanya bergantung pada selera atau kebisaaan. Namun secara default sebuah PC rumahan yang berbasiskan Windows sebagai system operasinya, sudah menyediakan fasilitas Outlook Express yang berfungsi sama. Jikapun didalam PC yang Anda gunakan sudah terinstalasi paket Microsoft Office (baik yang resmi ataupun bajakan), bisa juga memanfaatkan salah satu aplikasi yang terintegrasi didalamnya, Microsoft Outlook.

Mengelola akun Email dengan menggunakan aplikasi Outlook Express ataupun Microsoft Outlook ini memiliki cara kerja yang kurang lebih sama dengan layanan fitur Push Email yang diberikan RIM selaku pengembang system operasi BlackBerry ataupun yang diberikan oleh aplikasi java Morange atau MoZat tadi. Semua email bakalan ditarik kedalam aplikasi Outlook ketika PC terhubung dengan dunia maya. Lamanya waktu yang dibutuhkan, bergantung pada besaran total email yang diterima, dibagi dengan rata-rata kecepatan koneksi. Untuk mudahnya dimengerti, katakanlah waktu yang dibutuhkan kisaran 5 (lima) sampai 10 (sepuluh) menit untuk dapat menyelesaikan proses ‘penarikan email ini. Selanjutnya, jika koneksi yang digunakan masih terasa mahal untuk dilanjutkan, ya putuskan saja.

Email yang sudah selesai ditarik kedalam aplikasi Outlook ini, kemudian dapat dibaca, dinikmati hingga habis (jika email berisi banyak informasi penting yang harus dicermati dengan hati-hati), dibalas sesuai kebutuhan dan dikirim. Semua aktifitas ini dapat dilakukan secara Offline atau tanpa menggunakan koneksi internet. Jika sudah selesai, tinggal menyambungkan koneksi kembali, tunggu hingga semua email dinyatakan telah terkirim, lalu putuskan kembali koneksinya. Mudah bukan ?

Adapun kelebihan mengelola akun email dengan menggunakan aplikasi OutLook ini atau sejenisnya adalah, tidak membutuhkan Proses yang cenderung ribet serta berulang untuk login, melihat inbox (kotak masuk), tidak membutuhkan koneksi internet (yang cenderung terjadi penurunan kecepatan) yang lama, tidak membutuhkan waktu untuk menunggu (membuka satu persatu email, membacanya, kemudian menutup kemudian membuka dan membaca email lainnya), tidak terbatas pada satu akun email saja (bayangkan jika Anda memiliki dua akun atau lebih, dan membukanya secara online melalui browser PC), dan email balasan, dapat dikerjakan kapan saja (tidak harus online).

Sayangnya, cara ini ada pula kelemahan atau kekurangannya. Tidak dapat diterapkan bagi mereka yang menggunakan alamat email dengan domain atau embel-embel Yahoo (alamat yang masih umum digunakan untuk membuat akun email) serta membutuhkan proses input akun yang sedikit rumit dan tidak gampang dipahami oleh awam, namun masih bisa dipelajari kok.

Mengapa saya katakan tidak dapat diterapkan pada akun email Yahoo, karena proses yang digunakan memanfaatkan fitur POP3 atau IMAP yang tidak ditawarkan secara gratis oleh Yahoo. Berbeda dengan Gmail yang masih memberikan fasilitas penerusan email ini secara gratis untuk semua pengguna. Itu sebabnya, untuk membuat sebuah akun email gratisan, saya bisaanya lebih menyarankan rekan-rekan menggunakan alamat Gmail.

Lantas, bagaimana caranya untuk bisa mengelola akun email dengan memanfaatkan aplikasi Outlook ? tunggu di tulisan berikutnya ya…