eMail untuk ukuran saat ini kami yakin sudah bukan hal baru lagi mengingat banyaknya akun jejaring sosial dan juga komunitas, yang memberikan persyaratan penggunaan alamat eMail dalam pembuatan User ID. Sayangnya meski sudah memiliki alamat eMail, masih banyak juga pengguna yang belum menyadari arti penting bagaimana mengelola eMail.
Beberapa Kawan pernah kami tanya terkait bagaimana cara mereka mengelola alamat eMail, dari memeriksa eMail masuk, membuat eMail baru, menuliskan lalu mengirimkannya hingga menghapus ataupun menyimpan informasi yang sekiranya dianggap penting. Jawabannya lumayan beragam. Ada yang masih mengandalkan browser pada perangkat pc/notebook, ada yang sudah memanfaatkan aplikasi eMail client baik pada pc, notebook ataupun ponselnya, dan ada juga yang tidak peduli dengan alamat eMail yang mereka miliki. Untuk kategori terakhir, biasanya ditemukan pada pengguna akun jejaring sosial FaceBook, dimana notofication atau pemberitahuan tidak lagi diteruskan ke alamat eMail.
Padahal sesungguhnya untuk mengelola akun eMail itu tidak sesulit yang dibayangkan. Cukup manfaatkan aplikasi eMail client yang ada pada perangkat yang kawan miliki, lalu lakukan Pengaturan secara Manual. Untuk perangkat pc/notebook bisa memanfaatkan aplikasi bawaan seperti Outlook (cari di Start Menu) atau memanfaatkan aplikasi tambahan seperti Mozilla Thunderbird dan semacamnya. Sedangkan untuk perangkat ponsel, rata-rata untuk yang bertipe ponsel pintar/smartphone, sudah membawa aplikasi eMail client tersendiri.
Untuk melakukan pengelolaan alamat eMail pada aplikasi Client secara Manual, pengguna harus melihat opsi pengaturan terlebih dahulu dengan membuka akun eMail melalui jendela Browser pada pc/notebook ataupun layar ponsel. Opsi ini bisa dilihat pada pilihan Pengaturan, Manual Setup atau penggunaan istilah POP3 dan SMTP. Meski demikian, tidak semua akun eMail dapat dikelola secara manual dengan aplikasi eMail Client bawaan perangkat. seperti akun eMail Yahoo misalnya. Untuk yang ini nanti akan kami jelaskan lebih lanjut.
Yang patut diperhatikan dalam melihat opsi Pengaturan alamat eMail adalah Incoming Server Setting dan OutGoing Server Setting. Perhatikan pilihan Username yang digunakan, password, POP3/IMAP (untuk Incoming) dan SMTP (untuk outgoing) Server serta Port yang digunakan pada masing-masing pilihan server tersebut. Lakukan pencatatan dan masukkan semua isian tersebut pada kolom opsi Manual Setup di aplikasi eMail Client. Jika sudah selesai, lakukan pengujian dengan mengirim eMail ke alamat sendiri. Tingkat keberhasilan pengaturan akun eMail pada aplikasi eMail Client, bisa dilihat dari pengiriman eMail yang hadir dalam folder Sent item, dan eMail masuk pada folder inbox.
Sebagai contoh, untuk akun eMail yang menggunakan domain gmail milik Google, memiliki pengaturan ‘pop.gmail.com’ tanpa tanda petik pada kolom Incoming Mail Server dan ‘smtp.gmail.com’ tanpa tanda petik pada kolom OutGoing Mail Server. Pada Tab ‘OutGoing Server’ centangkan atau tandai pilihan pada ‘My OutGoing Server (SMTP)…. ; Pada Tab ‘Advanced’ centangkan atau tandai pilihan ‘This Server requires (SSL) yang secara default akan mengubah angka 110 menjadi 995 ; lalu ketikkan angka ‘587’ tanpa tanda kutip pada kolom ‘OutGoing Server (SMTP)‘ dan (4) ubah pilihan ‘None’ pada tulisan ‘Use the following Type…’ menjadi ‘TLS’. Lalu lakukan Pengujian pengiriman eMail.
eMail yang sudah masuk kedalam aplikasi eMail Client ini dapat dibaca kembali meskipun tidak ada koneksi internet disekitar pengguna. Sehingga untuk proses menulis dan membalas eMail pun bisa dilakukan dalam kondisi yang sama. Koneksi baru dibutuhkan ketika eMail sudah siap untuk dikirimkan. Hal ini tentu akan lebih menghemat daya, biaya dan waktu terutama bagi pengguna yang memiliki keterbatasan koneksi langganan paket data internet.
Selain itu pengelolaan eMail dengan menggunakan aplikasi eMail Client ini tidak lagi membutuhkan proses Login yang berulang seperti yang dilakukan melalui halaman Browser. Untuk membuka sejumlah eMail yang masuk secara bersamaanpun tidak membutuhkan waktu yang lama. Dan Pengelolaan ini akan jauh lebih berguna bagi mereka yang memiliki lebih dari satu alamat eMail.
Khusus untuk eMail dengan domain yang tidak mendukung pengelolaan seperti ini, dapat memanfaatkan aplikasi tambahan yang secara khusus diperuntukkan bagi akun eMail tersebut. Misalkan saja akun eMail milik Yahoo yang memang tidak menggratiskan pemanfaatan fitur POP3 pada pengguna.
Akun eMail ini memiliki arti penting lantaran jika dianalogikan dalam dunia nyata, serupa dengan fungsi Kotak Surat di pintu masuk alamat rumah. Apapun pemberitahuan yang berkaitan dengan aktifitas Kawan di dunia maya akan disampaikan melalui alamat eMail tersebut. Entah itu berupa peringatan akan adanya penyusupan akun, masa habis pemberlakuan lisensi aplikasi, ataupun kabar gembira lainnya. Jadi, ketika Kawan kemudian tidak peduli dengan pengelolaan akun eMail ini, bukan tidak mungkin akun kemudian berpeluang untuk disalahgunakan oleh orang lain.
