@LPSEBadung Tips Menggunakan Aplikasi Apendo LPSE v.3.1

1

Category : tentang iLMu tamBahan, tentang TeKnoLoGi

> Ternyata masih banyak jg kawan Rekanan/Penyedia LPSE dan Panitia ULP yang belum paham dengan Apendo versi 3.1.. Perlu kultwit singkat nih..

> Apendo merupakan Aplikasi Pengaman Dokumen yang digunakan untuk melakukan penyandian pada Dokumen Penawaran sebuah paket pelelangan eProc
> Jika pada sistem SPSE versi 3.2.5 ke bawah menggunakan Apendo versi 2, maka dalam sistem SPSE versi 3.5, menggunakan versi 3.1 terbaru

> Seperti biasa, Apendo dapat diunduh melalui halaman Home masing”User Penyedia/Rekanan dan Panitia dalam bentuk zip atau compress file
> Secara default, tidak ada perubahan penggunaan Kata Sandi untuk dapat membuka dan menggunakan Apendo dari versi terdahulu
> Bagi Penyedia atau Rekanan tetap menggunakan UserID lpselkpp dan Password rekananlpse atau tekan tombol F1 untuk Bantuan Penggunaan
> dan Bagi Panitia/ULP menggunakan UserID lpselkpp dan Password panitialpse atau tekan tombol F1 untuk Bantuan Penggunaan

> Yang membedakan antara Apendo 2 dalam SPSE 3.2.5 dengan Apendo 3 dalam SPSE versi 3.5 adalah sebagai berikut : (1)
> (2) Setelah User berhasil melakukan Login, User wajib melakukan perubahan Password disertai mengisi 3 pertanyaan tambahan
> (3) Penggantian Password Apendo diharapkan menggunakan kata kunci kombinasi Huruf dan Angka layaknya pembuatan password akun AppleID
> (4) Apabila kelak User lupa dengan Password yang telah diganti, maka aplikasi akan memberikan 3 pertanyaan yang harus dijawab dengan benar
> (5) maka itu, ingatlah selalu 3 jawaban yang diberikan untuk mengisi opsi pertanyaan perubahan password

> (6) Apabila Proses Login pada aplikasi Apendo berhasil, maka tombol untuk melakukan ‘Pilih Folder’ akan terlihat aktif dan siap digunakan
> (7) Untuk aplikasi Apendo bagi Penyedia, bisa dilihat nama Perusahaa yang Rekan inputkan pada sisi kiri atas aplikasi, untuk meyakinkan
> (8) Hadirnya nama perusahaan di aplikasi Apendo digunakan utk mencegah Penyedia menggunakan Apendo perusahaan lain dalam menyandi Penawaran
> (9) apabila dalam Apendo terdahulu, proses dilakukan dengan melakukan pemilihan File, maka di Apendo terbaru, dpt dilakukan pemilihan Folder
> (10) Pemilihan Folder kali ini agar dalam pemilihan file diharapkan tidak ada yang tertinggal saat melakukan proses Penyandian

> (11) Demikian halnya proses yang dilakukan oleh Panitia ULP, hasil pembukaan dokumen akan secara otomatis menghasilkan satu Folder baru
> (12)Adapun Folder baru ini akan diberi nama secara otomatis oleh Apendo sesuai nama Kegiatan dan nama Penyedia
> (13) jika dalam Apendo terdahulu Panitia melakukan proses pembukaan secara satu persatu Rekanan, kini dapat melakukannya sekaligus
> (14) oleh karena proses sekaligus, maka Kunci Publik yang terlihat dihalaman Panitia, sama persis antara satu Rekanan dengan Rekanan lainnya

> (15) dalam beberapa kasus yang kami temui saat Panitia ULP mengApendo Penawaran, beberapa file tidak dapat dibuka dengan sempurna
> (16) namun kesalahan yang terpantau, bukan berasal dari file asli Penawaranyangdikirim oleh Rekanan/Penyedia, namun…
> (17) masalah terjadi akibat pemberian nama Folder dan Sub Folder yang terlalu banyak dan panjang… Jadi, Tips kami untuk yang satu ini…
> (18) Lakukan perubahan Nama Folder Kegiatan menjadi lebih singkat dari yang seharusnya, toh tidak akan mengubah kelengkapan Penawaran

> (19) Bagi Penyedia/Rekanan, file yang berhasil di Apendo dapat diperiksa kembali kelengkapannya dengan cara pembukaan kembali
> (20) Proses Apendo dianggap berhasil apabila Aplikasi menyajikan kode Hash file yang kini tampil di sisi bawah aplikasi (bukan Pop Up)

> Untuk Tips Penggunaan Apendo, masih sama dengan yang dulu pernah kami sampaikan bahwa : (1)
> (2) File Penawaran diletakkan dalam satu Folder dan diCopy dari Flash Disk/eksternal HD ke PC/notebook yang digunakan
> (3) mengapa diCopy terlebih dahulu ke PC baru diApendo, agar Proses bisa berjalan lebih cepat untuk menghemat waktu… Termasuk pengiriman
> (4) Kasus Pengiriman File dari halaman Penyedia/Rekanan yang kami temukan pagi tadi adalah proses Pengiriman Tidak Berhasil dilakukan
> (5) Adapun Browser yang dipergunakan oleh Rekanan/Penyedia adalah Internet Explorer. Lalu kami coba menggunakan Browser lain dan Berhasil
> (6) Jadi, jika Kawan Rekanan/Penyedia LPSE merasa kesulitan saat melakukan Pengiriman/UpLoad Penawaran, silahkan coba Browser lain
> (7) sekedar info, selain Internet Explorer, masih terdapat alternatif lain seperti Mozilla FireFox, Opera, Google Chrome atau Safari

Kira”sekian dulu tambahan dari kami terkait penggunaan Apendo versi 3, jika ada pertanyaan atau pengalaman lain, jangan segan share dgn kami

“Sekedar mengingatkan, silahkan Kontak kami di lpse.badungkab.go.id atau e-mail di [email protected] atau follow @LPSEBadung

(Akhirnya) Melepas (jua) HTC FLYer milik LPSE Badung

2

Category : tentang DiRi SenDiri, tentang TeKnoLoGi

Pada Awalnya sih saya Cuma mikir ‘wah ni TabletPC kok kayaknya gag banyak gunanya yah bagi saya pribadi ?’ lantaran (jujur saja) aktifitas yang saya lakoni kini sebagai Sekretaris LPSE Badung bisa dikatakan tidak sebanyak saat masih ditugaskan sebagai Admin Agency dahulu, meski memang ada beberapa hal yang mewajibkan saya untuk memanfaatkan fasilitas TabletPC yang diberikan ini.

HTC FLYer, bagi yang rajin mampir ke blog saya ini dijamin gag bakalan heran lagi bagaimana ceritanya TabletPC yang buatan Taiwan bisa mampir ke tangan serta sempat di-Review pula. Perangkat yang baru bisa kepegang pada November 2011 lalu sebetulnya merupakan satu diantara enam buah TabletPC yang kami ajukan selaku Pengelola LPSE Badung demi meningkatkan kinerja terutama dalam mengatasi permasalahan yang timbul diluar jam kerja atau berada dalam situasi yang tidak memungkinkan untuk membawa serta mengoperasikan perangkat NoteBook.

Datang dengan mengadopsi OS Android versi 2.3.4 GingerBread dipadankan pula dengan HTC Sense, membuat FLYer tampak gegas saat diajak beraktifitas. Sesuai dengan tujuan kami sejak awal, bahwa perangkat ini bakalan menjadi senjata utama bagi Tim Pengelola LPSE Badung untuk memantau perjalanan aplikasi SPSE, mengatasi masalah yang dialami oleh Rekanan hingga Panitia hingga beraktifitas dengan email dan sebangsanya. Terbukti, selama tiga bulan pertama keberadaan TabletPC bagi kami mulai menggeser fungsi NoteBook dan juga ponsel.

Belakangan TabletPC HTC FLYer tersebut telah mendapatkan Upgrade OS menjadi 3.2.1 Honeycomb via wifi milik LPSE Badung. Perubahan ini tentu berimbas pada tidak berfungsinya lagi tombol sentuh yang menghiasi sisi bawah layar dan berganti pada tombol sentuh yang selalu tampil di pojok kiri bawah layar dalam posisi rotasi apapun.
Sayangnya, saat saya dipindahtugaskan menjadi Sekretaris LPSE, aktifitas yang melibatkan perangkat TabletPC ini bisa dikatakan sedikit berkurang mengingat perangkat ponsel yang saya miliki secara kebetulan mengadopsi OS yang sama pula, sehingga untuk beberapa hal fungsi yang dahulunya biasa saya lakukan di perangkat Tablet, masih mampu untuk dilakoni lewat layar ponsel saja.

Itu sebabnya Jumat pagi awal Maret lalu, perangkat HTC FLYer secara resmi saya serahterimakan kepada Rekan sesama Tim Pengelola LPSE Badung yang berposisi sebagai Helpdesk, agar nantinya dapat dioptimalkan untuk melakukan pemeriksaan email secara real time, menjawab pertanyaan yang dilontarkan ataupun keluhan dan permasalahan lainnya yang dialami secara cepat dan tepat. Saya memutuskan untuk dipegang HelpDesk mengingat posisi ini merupakan salah satu yang memiliki peran penting dalam tugas kami di bidang Layanan.

Maka jadilah kini hari-hari saya tak lagi ditemani oleh perangkat TabletPC HTC FLYer yang dahulu sempat pula menjadi sobat pembunuh waktu dengan tampilan layar lebarnya, baik untuk membuka-buka Peraturan, Tabloid hingga Majalah Playboy dan tentu saja menonton puluhan iklan Gadget terkini hasil donlot dari YouTube.
Bye Bye HTC FLYer…

Menunggu UpGrade SPSE 3.5 bagi LPSE Badung

Category : tentang iLMu tamBahan, tentang PeKerJaan

Jika saja boleh dikatakan tentang keberadaan kami LPSE Badung di gedung LKPP Jakarta merupakan salah satu LPSE yang paling cerewet dalam menyampaikan keluhan atau memberikan masukan atas kekurangan-kekurangan Sistem SPSE selama dua tahun ini, barangkali ada benarnya juga. Kunjungan kami sedari tanggal 21 s/d 24 Februari lalu selain untuk melakukan Train of Trainer bagi delapan Anggota baru Tim Pengelola LPSE Tahun 2012, adalah untuk menjaga silaturahmi dan pula penyampaian keluhan serta masukan tadi untuk yang kesekian kalinya. Sampai-sampai kami harus memohon maaf terlebih dahulu kepada para pimpinan disana, agar tak kenal lelah menerima kami baik per telepon, email atau datang langsung pada mereka.

Namun apa yang kami sampaikan baik keluhan atau masukan bukanlah hanya merupakan satu alasan klise agar kami bisa melakukan plesiran ke Jakarta seperti hal berita Detik tempo hari. Tidak kurang ada dua puluh poin yang harus kami sampaikan secara langsung, lantaran jika disampaikan per telepon ataupun email, latar belakang mengapa bisa terjadi permasalahan tersebut barangkali malah bisa blunder, tak dapat dipahami dengan baik. Terbukti, beberapa poin dari pertanyaan kami tersebut kelak akan diakomodir dalam waktu dekat, dan beberapa lainnya akan menjadi bahan pembahasan serta diskusi di LKPP.

Adapun beberapa diantaranya menyasar pada sistem kerja yang dilakukan oleh Admin Agency, posisi dimana saya bertugas terdahulu yang kemudian melakukan satu perubahan besar dari yang dahulunya melibatkan Panitia Pengadaan, kini berganti nama menjadi Unit Layanan Pengadaan. Sudah demikian, terdapat beberapa Bugs yang sangat mengganggu terkait paket lelang e-Proc yang telah diinputkan sejak awal, atau celah keamanan yang mampu kami lakukan untuk membobol Sistem SPSE dari Internal LPSE.

Lain lagi jika permasalahan itu datang dari sudut pandang Panitia atau yang kini disebut dengan ULP tadi. Diantaranya keberadaan PPK yang dahulu sempat tampil di Sistem SPSE kami harapkan bisa tampil kembali di sistem terkini untuk memantau paket Lelang yang diembannya selama berjalannya proses. Demikian pula opsi tambahan apabila terjadi keputusan Lelang Ulang. Pula persoalan Notifikasi atau Pengingat bagi para Panitia Pengadaan/Pokja dalam beraktifitas di halamannya masing-masing. Permasalahan-permasalahan ini ada yang merupakan masukan dari Rekan-rekan ULP yang dahulunya merupakan bagian dari Tim Pengelola LPSE Badung periode 2010/2011 dan juga hasil diskusi atas semua keluhan yang disampaikan kepada kami.

Disamping itu, ada pula terkait Agregasi yang diperuntukkan bagi para Penyedia atau Rekanan LPSE yang menjadi opsi paling besar untuk dipertanyakan mengingat kami, Tim Pengelola LPSE Badung generasi pertama belum mendapatkan suntikan pengetahuan saat sistem di-UpGrade setahun lalu. Baik masa waktu yang dibutuhkan ataupun bagaimana ekses yang ditimbulkan nantinya. Masih di ranah penyedia atau Rekanan LPSE, status Black List yang diperuntukkan bagi yang mbalelo pun kami pertanyakan. Harapannya tentu saja kelak gag akan ada Rekanan atau Penyedia yang berani ‘bermain’ atau ‘mengatur’ lelang seperti halnya proses Konvensional.

Selama empat hari pembelajaran bagi delapan anggota Tim kami yang baru, nyaris tidak ada perubahan ataupun pembaharuan sistem dalam SPSE versi terkini 3.2.5, seperti yang telah digunakan LPSE Badung sejak 10 Februari 2012 lalu. Meski demikian, satu teknologi yang patut kami syukuri rupanya ditanamkan pada jendela Administrator LPSE yang disebut dengan Smart Report. Teknologi ini kelak akan sangat membantu kami dalam membuat laporan pada pimpinan secara cepat, singkat dan tepat terkait sejumlah Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang diumumkan melalui halaman LPSE Badung, baik dari segi jumlah, efisiensi biaya yang mampu direkam hingga prosentase Rekanan atau Penyedia Lokal yang turut serta terlibat didalamnya.

Namun di hari ketiga pembelajaran, kami mendapatkan suntikan pengetahuan yang kelak bakalan tampil di Sistem SPSE versi 3.5 menyusul beberapa masukan dan keluhan yang kami sampaikan sebelumnya. Salah satu diantaranya adalah opsi atau fitur yang diberikan bagi Panitia Pengadaan atau yang kini di sebut dengan ULP ataupun Kelompok Kerja/Pokja, untuk melihat Reporting dari keseluruhan cara kerja mereka terkait ‘Siapa mengerjakan Apa’ dalam Paket Pengadaan yang ditangani. Opsi ataupun Fitur ini selain berfungsi untuk mengontrol siapa saja yang aktif dalam penanganan Paket Lelang tersebut (sekaligus melihat siapa yang tidak bekerja :p) dan siapa saja yang melakukan perubahan atas apa yang telah disusun sebelumnya. Terkait hal terakhir, bisa dikatakan bakalan mengakomodir permasalahan yang kami alami tempo hari, tepatnya saat Ketua Pokja tidak mengetahui siapa yang mengubah Jadwal Pengadaan yang telah disusun bahkan sempat pula menduga terjadi lantaran kesalahan sistem. Semoga kedepan saat Reporting ini sudah bisa diakses, semua pertanyaan dan dugaan bakalan bisa jelas terungkap.

Selain itu ada juga penambahan Field atau Kolom baru di jendela Panitia Pengadaan saat mereka mulai menyusun paket Lelang. Field tersebut adalah ‘siapa PPK yang memerintahkan dilelangkannya paket pengadaan tersebut dan Nomor Surat Permohonan yang diajukan’. Terkait ‘Siapa PPKnya, tentu bakalan menyambung pada permasalahan atau masukan yang dijelaskan diatas. Minimal nantinya PPK bisa memantau dan mempelajari proses lelang yang diajukan ke ULP lebih awal, sebelum menerbitkan SPPBJ diakhir Pelelangan.

Ohya, ada juga aktor baru yang kelak akan terlibat dalam Sistem SPSE ini. Namanya Auditor.

Auditor merupakan pelaku yang kelak ditugaskan untuk memeriksa proses Pengadaan sejak awal disusun hingga selesai dilaksanakan. Auditor ini bergerak diluar anggota Tim LPSE lainnya, yang ditunjuk berdasarkan Surat Tugas dari lembaga yang memerintahkannya. Surat Tugas inilah yang kelak menjadi Dasar aktifitas yang bersangkutan di Sistem SPSE LPSE terkait. Hubungan langsung seorang Auditor akan menyasar pada Administrator LPSE yang akan memberikan kuasa penuh sesuai Surat Tugas, baik pemberian UserID dan password serta seberapa jauh seorang Auditor melakukan pemeriksaan terhadap sejumlah paket Pelelangan. Adapun jendela yang nantinya tampil bagi seorang Auditor kurang lebih sama dengan jendela Panitia Pengadaan ditambah opsi atau fitur tambahan Reporting tadi. Namun mengingat Tugas seorang Auditor adalah memeriksa Proses Pengadaan, tentu saja kelak dibutuhkan pula Seritifikasi bagi yang bersangkutan sebelum melaksanakan tugasnya.

Kira-kira begitu deh penggambaran yang mampu saya berikan terkait proses TOT, pembelajaran dan juga harapan kami akan pembaharuan Sistem SPSE nantinya. Trus kapan yah versi 3.5 itu bisa mulai digunakan ? :p

Rekaman Lensa Train of Trainer Tim Pengelola LPSE Badung 2012

1

Category : tentang iLMu tamBahan, tentang PeKerJaan

…berikut beberapa Rekaman Lensa kegiatan Train of Trainer (TOT) di LKPP Jakarta, Gedung Smesco UKM Jalan Gatot Subroto Jakarta Selatan bagi Tim Pengelola LPSE Badung tahun 2012…

Pembukaan Kegiatan Train of Trainer sekaligus Pemaparan awal terkait LPSE oleh Pak Patria

Suasana pembelajaran di hari pertama, gambaran umum LPSE dan pelaku yang terkait didalamnya.

Diskusi Tim Pengelola LPSE Badung saat Coffee Break, di sela pembelajaran berlangsung…

Dua Pimpinan kami yang baru, ibu Ida Ayu Yutri Indahgustari, SE., MM. (kanan) Kabag Perlengkapan dan Asset Daerah serta ibu G.A.N.Rima Kusumadewi, SE., MSi (kiri) selaku Ketua LPSE Badung Tahun 2012.

Tiga Pilar generasi muda LPSE Badung yang memberi banyak keceriaan dan cerita lucu di sela pembelajaran… *tetap SEMANGAT !!!

Keakraban Tim Pengelola LPSE Badung, pagi 24 Februari 2012… semoga bisa tetap terjaga.

Berbagi informasi dengan Rekan LPSE dari Trenggalek, Halmahera serta Sumatera Barat…

Penutupan TOT oleh Pak Patria dan Mas Nanang pk. 14.30 WIB.

Penyerahan Sertifikat TOT bagi Tim Pengelola LPSE Badung yang diterima oleh Ibu kabag selaku Koordinator Harian…

Tim Pengelola LPSE Badung tahun 2012 berfoto dengan Tim LKPP Jakarta yang telah banyak memberikan inspirasi dan bimbingan sejak pertama kali kami melawat ke LKPP

…dan berikut Oleh-oleh dari LKPP Jakarta untuk www.pandebaik.com, yang telah berkesempatan tampil sebagai Pembicara dalam Rakor

Foto-foto lainnya dapat dilihat di album milik rekan kami, Wayan Adi Sudiatmika di alamat berikut

Menanti Tim LPSE Formasi 2012 Siap Beraksi

Category : tentang iLMu tamBahan, tentang PeKerJaan

Jika boleh saya ibaratkan, bahwa aktifitas kami Tim Pengelola LPSE yang ditunjuk berdasarkan Surat Keputusan Bupati Badung Januari lalu sudah mulai menampakkan gigi susunya hari ini. Jujur, apa yang saya harapkan ketika didaulat sebagai Sekretaris LPSE Badung menggantikan Pak Made Sudarsana beberapa waktu agaknya pelan-pelan merangkak sesuai harapan.

Train of Trainer yang kami usulkan untuk delapan orang Tim Pengelola LPSE yang baru, selain menjadi modal awal atau satu pendidikan dasar bagi mereka, pula kami gunakan untuk mengakrabkan suasana kerja yang selama ini masih agak kaku lantaran ada ewuh pakewuhnya. Kini, kami mulai bisa memahami karakter mereka satu demi satu walau belum secara mendalam. Paling tidak yang namanya keakraban untuk berdiskusi sudah mampu diciptakan.

Sedang bagi saya pribadi tentu saja minimal ada keberanian untuk berbicara secara langsung dengan mereka tanpa ada rasa sungkan lagi serta harapan agar semangat belajar dan keingintahuan itu tetap dapat dipupuk sejak dini.

Ngomong-ngomong soal aktifitas kami selama dua hari ini bisa dikatakan hampir didominasi dengan cuci otak terkait pemahaman aplikasi SPSE, agar setidaknya nanti saat kami kembali bertugas di LPSE Badung, mampu mengisi waktu luang untuk memperdalam ilmu bahkan mencoba untuk menularkannya kepada para Rekanan Penyedia yang datang maupun mengatasi kesulitan yang dialami oleh Rekan Panitia ULP selama proses Pengadaan.

Di sela pembelajaran, bersyukur kami masih sempat berbagi cerita dengan LPSE daerah lainnya seperti Sumatera Barat, Halmahera dan juga Trenggalek, sharing informasi terkait bagaimana perjalanan kami terdahulu saat membentuk LPSE Badung, tips dan trik yang kami temukan dalam perjalanan menggunakan aplikasi ataupun hal-hal Teknis yang tidak kami dapatkan saat pendidikan di LKPP Jakarta.

(Foto diambil oleh Wayan Adi Sudiatmika, Kamis 23 Februari 2012 di Ruang 1701, TOT LPSE Badung, LKPP Jakarta)

Fiuh… ternyata menjadi seorang Sekretaris LPSE yang baik dan benar itu melelahkan jua. Pantas saja jika Pak Made Sudarsana, senior kami di LPSE formasi 2010/2011 dahulu kerap tampak berpikir dengan kerasnya disela kegiatan yang kami lakukan. Banyak hal yang harus dipikirkan rupanya.

Berat Badan bahkan sempat Turun hingga 4 Kg selama posisi ini saya emban, namun entah akan naik berapa Kilogram lagi sekembalinya kami ke tanah asal Jumat malam ini, mengingat selama berada di Jakarta bisa dikatakan soal makan jauh lebih teratur ketimbang saat beraktifitas di kantor.

Jelang hari terakhir pendidikan rupanya Tuhan memang berkenan untuk berkehendak sesuai dengan harapan kami. Pertama bahwa tujuan dilakukannya TOT, minimal sudah dipenuhi. Kedua soal keakraban pun sudah mulai mencair meski jadi agak aneh berada dilingkungan anak muda (meski saya pribadi tergolong masih muda juga, hehehe…) dan ketiga, beberapa masukan pula pertanyaan yang kami ajukan di hari pertama pendidikan sudah diakomodir dalam Aplikasi SPSE yang baru dan setidaknya kesulitan yang kami dapatkan dua minggu terakhir kelak akan dapat diatasi sesuai harapan.

…waktu sudah menunjukkan pukul 00.05 Wita… saatnya untuk berkemas dan tidur… sebab malam nanti, kami akan kembali menuju tanah asal dan siap untuk beraksi…

Apa Kabarnya LPSE Badung di Tahun 2012 ?

2

Category : tentang PeKerJaan

Setiap hal yang ada di dunia ini, pasti mengalami perubahan. Demikian pula kami di LPSE Badung.

Malah bisa dikatakan ada banyak perubahan yang kami alami disini sejak Surat Keputusan Pembentukan Unit Layanan Pengadaan diturunkan awal Desember 2011 lalu.

Dengan adanya Pembentukan ULP atau Unit Layanan Pengadaan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Badung, sebagian besar anggota Tim Pengelola LPSE Badung akhirnya dipaksa Hijrah ke unit tersebut mengingat secara basic pengetahuan, memang expertnya dibidang tersebut. Maka dari 10 personil yang dahulu membidani kelahiran LPSE Badung, hanya menyisakan tiga orang saja untuk tetap tinggal dan bertugas seperti sebelumnya. Perpindahan ini pada awalnya bisa saya katakan sangat sulit. Karena semua kekompakan dan rasa persaudaraan yang kami bina sejak awal mulai terasa jauh dan jauh.

Selain itu, terjadi pula perubahan manajemen Pengelolaan dimana jika dahulu kami bernaung di bawah Bagian Pembangunan Sekretariat Daerah, kini berpindah ke Bagian Perlengkapan dan Asset. Perubahan inipun menjadikan semua proses baik operasional dan pemenuhan kebutuhan yang dahulu berjalan seperti aliran air, kini malah mandeg lantaran ada rasa ‘ewuh pakewuh’ serta penambahan kewajiban secara mendadak.

Untuk mengatasi perpindahan anggota Tim Pengelola LPSE sebelumnya, maka Bagian perlengkapan dan Asset merancang penunjukan delapan orang anggota Tim Pengelola yang bisa dikatakan sama sekali baru dan awam soal Sistem SPSE. Hal ini tentu saja bagi kami, anggota Tim sebelumnya seperti mempertaruhkan kredibilitas dan kepercayaan yang selama ini pernah dibebankan. Tak ingin menunggu waktu terlalu lama untuk mengisi kekosongan, kamipun mengajukan beberapa nama yang sekiranya mau dan mampu untuk bergabung dalam keanggotaan Tim yang baru, sisanya baru kami serahkan sepenuhnya ke Bagian Perlengkapan dan Asset.

Selain perubahan Personil dan Manajemen, kamipun mengalami perubahan Tugas mengingat anggota Tim Pengelola sebelumnya yang hijrah ke Unit ULP salah satunya memegang posisi sebagai Sekretaris LPSE. Nah, permasalahannya dari delapan Tim Teknis tambahan yang kami tunjuk tak satupun memahami pengetahuan LPSE dengan baik, maka dari itu satu-satunya pilihan ya mengambil salah satu dari tiga anggota yang tersisa dari Tim Pengelola sebelumnya.

Jika di periode sebelumnya kami hanya mendapatkan tunjangan fungsional sekitar 600 ribu perbulannya untuk satu orang Tim Teknis, maka di periode ini kami diberikan tambahan tunjangan hingga 2 Juta rupiah per orang mengacu pada besaran Tunjangan Fungsional yang diberikan kepada Unit ULP yang baru. Menjadi sekian karena kami mengambil opsi tengah-tengah antara tunjangan yang diberikan kepada anggota yang bertugas di Administrasi Umum dengan Tim Teknis ULP. Satu peningkatan yang tentu saja diharapkan sesuai dengan peningkatan kinerja kami dalam mengelola LPSE Badung.

Dalam perjalanan kami seiring dilakukannya Perubahan-perubahan diatas ternyata menemui banyak kendala dari yang mampu kami tangani sendiri hingga membutuhkan bantuan mantan atasan yang dahulu pernah berada di satu Tim Pengelola LPSE tahun 2011. Kendala ini bisa terjadi lantaran minimnya pengetahuan delapan anggota Tim Pengelola LPSE sesuai Surat Keputusan Bupati Tahun 2012 dan juga faktor emosional yang terjadi diantara kami Tim Pengelola sebelumnya. Satu hal yang lumrah tentu saja. Bersyukur semua bisa diselesaikan dengan baik.

Untuk mengatasi minimnya pengetahuan dan pemahaman delapan anggota Tim Pengelola LPSE yang baru, rencananya tanggal 21 Februari Selasa besok, kami mengirim mereka untuk dilatih dan dididik secara langsung di LKPP Jakarta, seperti halnya yang pernah kami lakukan pada tahun 2010 lalu.

Kegiatan TOT atau Train of Trainer ini tentu saja menjadi sangat penting mengingat kedelapan orang Rekan kami yang baru ini belum familiar sepenuhnya akan tugasnya masing-masing, meskipun dalam dua bulan terakhir sempat kami ajarkan apa dan bagaimana cara menjalankan tugasnya, plus kelak akan menjadi narasumber bagi stakeholder LPSE lainnya. Sudah demikian, dari segi sistem ada peningkatan Versi SPSE dari 3.2.3 yang tahun lalu pernah kami tularkan ke beberapa orang diantaranya, menjadi versi 3.2.5 per tanggal 10 Februari lalu.

Selain mengirim delapan anggota Tim Teknis Pengelola LPSE yang baru, rencananya kamipun akan ikut serta mendampingi selama pembelajaran berlangsung dengan mengusung tujuan yang lain yaitu konsultasi atas beberapa kesulitan dan permasalahan yang timbul sejak dibentuknya ULP yang baru. Baik itu terkait banyaknya perubahan perilaku dari Admin Agency, posisi dimana dahulu saya melaksanakan Tugas, dan juga dari sisi ULP atau Panitia Pengadaan yang memang membutuhkan penanganan cepat.

Jadi… doakan saja bahwa apa yang kini kami rintis lagi sedari awal, mampu kami lewati dan laksanakan sebaik mungkin. Tujuannya hanya satu, demi Pengadaan Barang Jasa di lingkungan Pemkab Badung yang Transparan dan Akuntabel.

Sampai bertemu di Jakarta hari Selasa depan.

***
Mangupura, 19 Februari 2012
Sekretaris LPSE Badung
Pande Nyoman ArtaWibawa, ST., MT

Pengembangan Teknologi Akses Komunikasi Data untuk LPSE (bagian 7)

Category : tentang TeKnoLoGi

KESIMPULAN

Dengan memanfaatkan semua potensi yang ada di LPSE baik infrastruktur koneksi jaringan data berupa bandwidth yang notabene dibebankan pada anggaran rutin LPSE yang dibayarkan setiap bulannya juga dukungan perangkat yang memadai, pemanfaatan teknologi VoIP seperti Skype, Viber dan Tanggo, dan juga akun jejaring sosial Twitter, dapat menjadi salah satu alternatif untuk menekan pengeluaran biaya tambahan setiap bulannya untuk berkomunikasi secara lisan dan tulisan baik secara intern LPSE maupun ekstern (dengan LPSE lain, LKPP, panitia ataupun Penyedia Barang/Jasa).

Jika kelak ini akan diwujudkan, tentu selain infrastruktur yang sudah ada, dibutuhkan pula sedikit pelatihan atau pendidikan tambahan bagi anggota LPSE yang akan mengelola atau memanfaatkannya.

REFERENSI

1. PanDe Baik, blog pribadi
2. VoIP Wikipedia,
3. Skype, Wikipedia
4. Skype, web resmi
5. Viber, web resmi
6. Tango, web resmi
7. Yahoo Messenger, web resmi
8. Twitter, web resmi
9. LPSE Badung, akun Twitter

RIWAYAT PENULIS

Pande Nyoman ArtaWibawa, ST.,MT.

Admin Agency LPSE Badung kini sebagai Sekretaris LPSE Badung
Staf pada Dinas Bina Marga dan Pengairan Kabupaten Badung
Blog : www.pandebaik.com
Akun FaceBook : PanDe Baik
Akun Twitter : @pandebaik
Akun Skype : pandebaik06
Ponsel : 083 119 540 188 (Whatsapp, Viber dan Tango) / 0361 852 9300
email : [email protected] , [email protected]

I Made Aryawan
Admin PPE LPSE Badung
Staf pada Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika Kabupaten Badung
Ponsel : 081 835 8410 / 081 236 797 768 / 081 558 001 028
email : [email protected]
[email protected]

LINK UNDUH MATERI :

Materi dalam format Digital PDF

Materi dalam format Presentasi

Pengembangan Teknologi Akses Komunikasi Data untuk LPSE (bagian 6)

Category : tentang TeKnoLoGi

2. Pemanfaatan akun Jejaring Sosial Twitter

Salah satu fungsi Lembaga Pengadaan Secara Elektronik atau yang lebih dikenal dengan sebutan LPSE (seperti yang telah disebutkan diatas) adalah memberikan bantuan teknis dalam mengoperasikan sistem e-Procurement baik kepada Panitia dan Rekanan Penyedia barang/jasa. Bentuk-bentuk bantuan teknis itu dapat disampaikan saat LPSE memberikan Pelatihan secara langsung, diskusi tanya jawab melalui HelpDesk ataupun lewat email seperti yang telah dilakukan selama ini. Namun seiring pesatnya kemajuan Teknologi Informasi dua tahun terakhir, sebenarnya ada satu alternatif lain lagi yang dapat digunakan untuk berbagi atau meneruskan informasi (secara tulisan) tidak hanya kepada Panitia dan juga Rekanan Penyedia Barang/Jasa, namun juga untuk lingkup yang lebih luas.

Twitter merupakan salah satu akun jejaring sosial ternama yang diperkenalkan oleh Jack Dorsey dan dikembangkan oleh Twitter Inc dari San Francisco California. Memungkinkan penggunanya untuk mengirim dan membaca pesan secara luas ataupun dalam sebuah kelompok kecil dalam bentuk kicauan (Tweets). Twitter kadang disebut pula dengan istilah microblog, sebuah blog (web log) dengan kemampuan jumlah karakter yang terbatas, tepatnya 140 karakter saja.

Tujuan penggunaan akun Twitter ini adalah untuk menyampaikan suatu pesan secara singkat dan cepat, dengan topik tertentu kepada orang lain dan mampu dikomentari balik oleh satu orang atau lebih pengguna akun Twitter lainnya. Seperti halnya akun jejaring sosial FaceBook, terkait topik bisa berupa informasi yang sekiranya berguna bagi orang lain, bisa juga hanya sebagai luapan emosi yang sebenarnya sama sekali tidak penting.

Dalam pemanfaatan Twitter, terdapat istilah Follow, Following dan Follower. Follow merupakan aktifitas pilihan yang diberikan oleh pihak pengembang Twitter pada penggunanya untuk mengikuti semua pesan yang disampaikan oleh pengguna akun Twitter lainnya yang dianggap berisikan informasi menarik. Following adalah daftar akun pengguna Twitter lain yang di-Follow oleh pengguna atas kebutuhan informasi diatas. Dan Follower adalah daftar pengguna akun Twitter lain yang mem-Follow akun pengguna atas kebutuhan informasi yang disampaikan.

Beberapa istilah lain yang kerap digunakan dalam akun jejaring sosial Twitter adalah Mention (@), Hastag (#) dan Direct Message (DM). Mention adalah komentar atau balasan yang ditujukan langsung ke akun pengguna Twitter secara spesifik dengan menandainya (@). Hastag (ditandai dengan tanda pagar) merupakan topik tertentu yang disampaikan berkaitan dengan isi pesan agar dapat dilihat dan ditemukan oleh orang lain dengan mudah yang ingin mencari topik yang sama. dan Direct Message (DM) merupakan pesan pribadi yang disampaikan secara langsung kepada akun pengguna Twitter lainnya secara pribadi tanpa bisa dilihat oleh pengguna Twitter lainnya.

LPSE dalam perannya untuk memberikan bantuan teknis atau tambahan pengetahuan lain yang barangkali tidak sempat disampaikan pada saat Pelatihan ataupun diskusi tanya jawab per telepon, dapat memanfaatkan Twitter sebagai sarana untuk meneruskan informasi yang dianggap penting untuk diketahui baik bagi Panitia, Rekanan Penyedia Barang/Jasa ataupun orang lain dan masyarakat yang memang berhak tahu dan berminat akan informasi Pengadaan melalui LPSE.

Sebagai contoh, sebuah akun Twitter milik LPSE Badung yang diluncurkan bulan Mei 2011 lalu dan dikelola oleh Admin LPSE Badung, hingga hari ini telah berusaha untuk berbagi informasi terkait pengadaan yang diumumkan melalui halaman LPSE Badung. Terpantau beberapa tips seputar pengadaan baik itu yang berkaitan dengan penggunaan sistem SPSE, tips ringan terkait pengelolaan data akun dan userID baik bagi Panitia dan Rekanan Penyedia Barang/Jasa, tips penyusunan jadwal pelelangan,penggunaan Appendo, cara cepat untuk mengirimkan dokumen penawaran atau beberapa kebijakan yang dipandang perlu untuk diketahui secara luas. Bahkan beberapa tweets diantaranya meneruskan pula informasi pengadaan terakhir yang diumumkan baik lewat jalur e-Proc maupun non e-Proc dan kegiatan-kegiatan yang diselenggarakan secara offline.

Dalam mendukung penggunaan akun Twitter milik LPSE Badung, kerap menggunakan beberapa istilah yang ditandai dengan Hastag untuk mempermudah pengguna lain melakukan pencarian akan topik-topik tertentu. Seperti misalnya hastag #RakornasLPSE yang menandakan bahwa setiap Tweet yang diperbaharui merupakan rangkaian kegiatan yang berkaitan dengan Rakornas LPSE ke-7, sejak Rapat Persiapan Panitia bulan Oktober lalu hingga kegiatan diselenggarakan.

Semua informasi diatas dapat dikelola dan diperbaharui melalui berbagai macam media, baik itu perangkat desktop pc ataupun telepon genggam seluler dari brand apapun (sejauh mendukung aktifitas penggunaan Browser) dan tentu saja, koneksi data.

Keberadaan akun Twitter milik LPSE Badung (@LPSEBadung) di dunia maya ternyata tidak sendirian. Dari 47 (empat puluh tujuh) akun Twitter yang kini telah menjadi Follower, terdapat setidaknya 2 (dua) akun Twitter LPSE dari Universitas Mulawarman (@lpseunmul) dan akun Twitter milik LPSE KotaWaringin Timur (@lpsekotim).

Salah satu kelebihan penggunaan akun Twitter dibandingkan akun jejaring sosial lainnya seperti Facebook misalnya, bahwa informasi yang disampaikan dapat dibaca secara luas oleh setiap pengguna akun Twitter lain tanpa harus berteman (istilah di jejaring sosial FaceBook) atau mem-Follow pemilik akun. Apalagi dengan memanfaatkan aplikasi client yang dapat diakses dari berbagai media dan perangkat seperti Tweetdeck atau Seesmic, informasi yang disampaikan baik melalui akun Twitter ataupun Hastag tertentu dapat dikelompokkan dan ditampilkan menjadi satu halaman khusus.

Apabila kemudian dalam perjalanan ada pengguna akun Twitter lain ingin bertanya informasi yang berkaitan dengan kegiatan dan sistem LPSE, dapat dilakukan dengan cara Mention (@LPSEBadung) atau Direct Message (DM). Cara dengan menggunakan mention dapat diambil apabila informasi yang ditanyakan bersifat publik atau boleh diketahui oleh umum. Namun apabila sudah masuk ke ranah rahasia, bisa memanfaatkan Direct Message tadi.

Pemanfaatan akun jejaring sosial Twitter sebagai salah satu alternatif pilihan komunikasi data sekaligus pelayanan dan bantuan teknis dalam bentuk tulisan, seperti halnya diatas, tidak dibebankan biaya tambahan lagi diluar biaya koneksi data bagi unit LPSE.

Pengembangan Teknologi Akses Komunikasi Data untuk LPSE (bagian 5)

Category : tentang TeKnoLoGi

c. Tango

Tango merupakan salah satu alternatif akses komunikasi suara yang memanfaatkan koneksi jaringan data yang didirikan pada November 2009 di Palo Alto California. Berdasarkan keterangan secara resmi melalui website mereka, bahwa selain disediakannya versi desktop atau pc, penggunaan aplikasi Tango untuk saat ini hanya mampu didukung oleh perangkat telepon genggam seluler berbasis sistem operasi iOS (iPhone, iPod Touch, iPad) dan Android versi 2.1 keatas. Persyaratan lainnya yang ditetapkan adalah dukungan perangkat dan juga ketersediaan operator akan jaringan data minimal 3G atau Broadband. Sehingga seperti halnya dua aplikasi diatas, persoalan kualitas suara akan kembali pada layanan paket data operator yang digunakan.

Selain Free Calls, Tango menyediakan pula fitur Video Calling yang dapat digunakan secara gratis oleh pengguna. Untuk itu, perangkat yang digunakan harus pula mendukung fitur video call yang minimal menyertakan kamera depan untuk fasilitas bertatap muka.

Memanfaatkan daftar kontak yang ada dalam perangkat ponsel atau telepon genggam dan juga Contact pada perangkat NoteBook/pc, Tango secara otomatis akan melakukan pencarian terhadap nomor yang ada dalam daftar dan menggunakan layanan Tango, hingga memungkinkan terjadinya komunikasi.

Aplikasi Tango murni mengandalkan nomor ponsel yang digunakan oleh pengguna tanpa proses registrasi menggunakan alamat email atau identitas lainnya. Jadi akan jauh lebih aman terhadap percobaan penipuan di ranah dunia maya.
Ketidakterbatasan wilayah yang mampu didukung baik untuk melakukan panggilan ataupun video call secara internasional membuat Tango dapat menjadi salah satu alternatif akses komunikasi suara yang memanfaatkan koneksi data tanpa mengeluarkan biaya tambahan lagi.

d. Yahoo Messenger

Diluar ketiga alternatif aplikasi diatas, ada satu alternatif lain lagi yang dapat digunakan sebagai sarana komunikasi suara yang memanfaatkan layanan data. Yahoo Messenger.

Yahoo Messenger merupakan aplikasi yang sudah sedemikian tenarnya dengan Skype. Memiliki komunitas tersendiri karena kemampuannya yang selain mencakup instant messaging lengkap dengan emoticon yang beragam, text messaging layaknya sms, pertukaran file multimedia, pula digunakan untuk voice dan video call. Sayangnya untuk bisa menggunakannya secara sempurna, Yahoo Messenger mensyaratkan kepemilikan alamat email berdomainkan Yahoo.

Aplikasi ini bisa digunakan dalam perangkat desktop pc ataupun telepon genggam selular yang telah mendukung aktifitas dunia maya. Tidak lagi terpaku pada penggunaan OS tertentu seperti halnya aplikasi diatas. Uniknya, baik dalam versi desktop pc ataupun Mobile, selain mendukung fitur Chat antar pengguna Yahoo Messenger, pula bisa digunakan untuk Chat antar pengguna akun FaceBook.

Dibandingkan dengan Skype dan Tango, fitur Video Call yang ada didalam penggunaan aplikasi Yahoo Messenger hasilnya jauh lebih lambat padahal menggunakan paket data plan dari operator yang sama. Jeda pada suara kerap terjadi dan gambar yang tampak lebih banyak terputus atau tertunda. Dalam penggunaan pada perangkat Android, untuk bisa memanfaatkan fasilitas Video Call, pengguna harus menginstalasi plugins video tambahan yang memang sudah tersedia di Market.

Pengembangan Teknologi Akses Komunikasi Data untuk LPSE (bagian 4)

2

Category : tentang TeKnoLoGi

a. Skype

Skype menurut Wikipedia adalah sebuah program komunikasi bebas (dapat diunduh gratis) dengan teknologi P2P (peer to peer) dengan tujuan penyediaan sarana komunikasi suara (voice) berkualitas tinggi yang murah berbasiskan internet untuk semua orang di berbagai belahan dunia. Pengguna Skype dapat berbicara dengan pengguna Skype lainnya dengan gratis. Teknologi ini ditemukan oleh wirausahawan Niklas Zennström dan Janus Friis, yang kemudian berkompetisi dengan protokol terbuka VoIP yang sudah ada. Skype yang dibentuk pada bulan September 2003 lalu dibeli oleh perusahaan lelang internet raksasa di Amerika e-Bay pada bulan September 2005 dan bermarkas di Luxembourg, Jerman dengan kantor-kantor di London, Inggris, Praha, Rusia dan San Jose, California, A.S.

Dalam perjalanannya, Skype kemudian dikembangkan sebagai salah satu alternatif akses komunikasi suara yang termurah yang dapat dimanfaatkan melalui sarana Komputer/Notebook yang berbasis OS Windows, Mac dan Linux, telepon genggam seluler atau ponsel dan perangkat Tablet PC yang berbasiskan OS Windows, iOS, Android, Blackberry dan Symbian, dan juga perangkat Televisi tertentu yang dirilis oleh Sony, Samsung dan Panasonic.

Untuk penggunaan Gratis, selain fungsi telepon atau akses komunikasi lewat data, Skype menyediakan pula fitur untuk memanfaatkan Video Calling dengan lawan bicara dan juga instant messaging apabila diperlukan. Sedangkan untuk penggunaan berbayar, Skype menambahkan sejumlah besar fitur tambahan lainnya seperti Conference Call atau akses komunikasi data dalam sebuah grup lengkap dengan Group Videonya.

Secara penggunaan cuma-cuma pula, yang dibutuhkan untuk dapat memanfaatkan Skype selain perangkat dan koneksi data hanyalah alamat email untuk memenuhi syarat pendaftaran dan penggunaan akun. Sedangkan untuk mendapatkan nomor panggil yang spesifik seperti halnya nomor telepon genggam seluler biasa, pengguna diwajibkan membeli fasilitas Credit dari Skype.

Sayangnya, seperti halnya proses registrasi di dunia maya yang menggunakan alamat email, data pengguna yang dilampirkan dalam proses penggunaan Skype sangat rentan akan penipuan atau pengiriman email sampah (junk mail). Untuk mengatasinya, pengguna dapat menggunakan alamat email alternatif atau identitas yang disamarkan.

b. Viber

Viber merupakan sebuah aplikasi yang dikembangkan oleh Viber Media Inc. secara khusus bagi para pengguna telepon genggam selular atau ponsel dan tabletPC yang berbasis sistem operasi iOS (iPhone, iPod Touch, iPad) dan Android agar dapat menggunakan atau memanfaatkan fungsi telekomunikasi suara atau telepon dan juga Text Message atau Chat Messenger secara Gratis, dengan memanfaatkan koneksi jaringan data 3G atau WiFi.

Aplikasi Viber dapat diunduh melalui Android Market dan App Store milik iOS secara Gratis. Jika untuk aplikasi Skype pengguna mutlak membutuhkan alamat email, untuk Registrasi Viber pengguna murni mengandalkan Nomor Ponsel yang digunakan. Tanpa permohonan melampirkan email ataupun penggunaan PIN seperti halnya perangkat BlackBerry secara khusus. Berdasarkan keterangan yang diberikan oleh pihak pengembang Viber Media Inc, selain dapat diunduh dan digunakan secara Gratis, juga bebas dari tampilan iklan (yang biasanya menghiasi layar perangkat seperti halnya aplikasi lain yang juga bersifat Free).

Demikian pula terkait kualitas suara dari beberapa kali hasil uji coba yang kami lakukan, jernih selayaknya jaringan GSM, namun kembali lagi pada kekuatan tangkapan sinyal atau jaringan koneksi data yang didukung dalam area pengguna. Fasilitas Free Calls atau Telepon Gratis menggunakan Viber juga dapat dimanfaatkan untuk bertelepon dalam skala Internasional atau interlokal tanpa dipungut biaya tambahan (diluar koneksi) sepeserpun.

Sayangnya seperti yang telah dikatakan diatas, dukungan perangkat aplikasi Viber untuk saat ini baru diperuntukkan bagi pengguna yang memiliki perangkat iPhone dan Android saja. Meski keterangan dari pihak pengembang Viber melalui website resminya, akan segera dialokasikan pula untuk pengguna BlackBerry. Jadi, untuk dapat memanfaatkan fasilitas akses komunikasi suara lewat koneksi data dengan Viber, pengguna diharuskan untuk memiliki sebuah perangkat telepon genggam seluler ataupun Tablet PC yang berbasis iOS atau Android.

Pengembangan Teknologi Akses Komunikasi Data untuk LPSE (bagian 3)

Category : tentang TeKnoLoGi

PEMBAHASAN

Meski kini sudah tersedia fasilitas TTS (Trouble Ticketing System) yang dapat ditemukan pada masing-masing jendela pengguna akun LPSE, namun terkadang dalam beberapa kasus yang dialami oleh masing-masing LPSE apalagi diawal pembentukan atau terkait dengan gangguan Server, membutuhkan saran, jawaban atau tindakan yang sesegera mungkin ditangani oleh induk organisasi dalam hal ini, LKPP komunikasi verbal/suara masih kerap harus dilaksanakan dan pada kenyataanya kegiatan ini terbukti membutuhkan biaya yang tidak sedikit setiap bulannya.

Sesungguhnya ada jalan lain yang dapat ditempuh untuk membantu mengatasi permasalahan biaya diatas yaitu dengan memanfaatkan kemajuan teknologi akses komunikasi data. Setidaknya ada dua teknologi yang dapat digunakan secara optimal untuk itu. Pertama, Teknologi komunikasi suara yang memanfaatkan data atau melalui Internet Protocol (VoIP) sebagai alternatif komunikasi verbal /lisan baik yang dilakukan untuk kalangan secara intern dan ekstern. Teknologi kedua bernama Twitter, salah satu Jejaring Sosial yang kini sedang menjadi trend dan kerap digunakan sebagai sarana untuk berbagi informasi yang dapat digunakan sebagai alternatif komunikasi melalui tulisan.

1. Pemanfaatan VoIP untuk LPSE

Voice over Internet Protocol yang lebih popular dengan sebutan VoIP, IP Telephony, Internet telephony atau Digital Phone menurut Wikipedia adalah sebuah teknologi yang memungkinkan percakapan suara jarak jauh melalui media internet. Data suara tersebut diubah menjadi kode digital dan dialirkan melalui jaringan yang mengirimkan paket data dan bukan lewat sirkuit analog telepon biasa.

Bentuk paling sederhana dalam sebuah sistem VoIP adalah dua buah komputer yang terhubung dengan internet. Syarat-syarat dasar untuk mengadakan koneksi VoIP adalah komputer yang terhubung ke internet, memiliki kartu suara yang dihubungkan dengan speaker dan microphone. Ditambah dukungan perangkat lunak khusus, kedua pemakai komputer akan bisa saling berkomunikasi satu sama lain. Bentuk komunikasi tersebut bisa berupa pertukaran file, suara, maupun gambar. Jika kedua lokasi terhubung dengan jarak yang cukup jauh (antar kota, bahkan antar negara) maka bisa dilihat keuntungan dari segi biaya. Kedua pihak hanya perlu membayar biaya pulsa internet saja, yang nilainya akan lebih murah daripada biaya pulsa telepon sambungan langsung jarak jauh (SLJJ) atau internasional (SLI).

Keuntungan lain dalam menggunakan VoIP, selain biaya yang dihabiskan lebih rendah untuk sambungan langsung jarak jauh, VoIP dapat memanfaatkan infrastruktur jaringan data yang sudah ada untuk suara sehingga tidak diperlukan tambahan biaya bulanan untuk penambahan komunikasi suara. Disamping itu memungkinkan pula banyak variasi penggunaan dari peralatan atau perangkat yang ada, misalkan dari PC disambung ke telepon biasa, atau dengan perangkat telepon sellular.

Satu-satunya Kelemahan dalam menggunakan VoIP untuk saat ini adalah kualitas suara dlam percakapan akan sangat bergantung pada kualitas koneksi yang digunakan/didapat. Jika koneksi internet yang digunakan adalah koneksi internet pita-lebar/broadband, maka kualitas suara akan jernih tanpa jeda, bahkan lebih jernih dari sambungan telepon biasa dan tidak terputus-putus.