Menu
Categories
Jalan Panjang menuju Persiapan MT LPSE Advance
April 5, 2013 tentang PeKerJaan

Awalnya jelas kaget saat di satu sore pulang kantor, masih mengajak InTan putri kedua saya bermain, nyambi menerima telepon dari salah satu senior kami di LKPP Pusat, Bapak Arso Hadi. Bahkan saking kagetnya, saya buru-buru menutup telepon dan memberikan InTan pada kakeknya lalu menghubungi Beliau balik.

Berkali-kali saya mencoba menegaskan maksud yang Beliau sampaikan, bahwa Apakah Badung bersedia menjadi Tuan Rumah perhelatan workshop Management Training LPSE Advance yang bakalan digelar awal April, sekitar dua minggu kedepannya ? Mereka mencoba menawarkannya pada kami, mengingat LPSE Provinsi telah menolak tawaran dan menyarankannya pada LPSE kami. Saya bilang saat itu, ‘oke… Saya konfirmasi dulu pada pimpinan, dan malam nanti saya hubungi kembali. Namun jika boleh tahu, apa saja hal yang barangkali perlu kami persiapkan sebagai langkah awal ? Mengingat ini adalah untuk pertama kalinya LPSE kami, diminta menjadi Tuan Rumah, pasca Rakornas ke-7 di Sanur dua tahun lalu yang saat itu dihandle Provinsi plus LPSE Kabupaten/Kota’.

Sedikitnya pihak LKPP meminta kami mencari informasi terkait ketersediaan ruangan yang mampu menampung jumlah peserta hingga 200an orang saat Pembukaan dan sekitar 50-75an orang saat sesi diskusi/kelas. Yang notabene jika bisa keberadaannya di seputaran kantor Pemerintah Kabupaten Badung. Pikiran pertama yang terlintas tentu ruang pertemuan yang Pemkab Badung miliki di kantor Bupati, Kertha Gosana, plus ruang pendamping lainnya seperti Kriya Gosana dan beberapa ruang pertemuan yang ada di masing-masing SKPD. Yakin banget jika itu bisa digunakan kelak.

Maka sore itu juga saya kemudian menyampaikan maksud LKPP pada pimpinan kami, Kepala LPSE Badung, dan berusaha meyakinkan Beliau, bahwa bisa jadi ini saatnya LPSE Badung tampil ke publik. Usaha yang tidak sia-sia tentu saja. Beliau menyetujuinya dan meminta waktu untuk menyampaikan hal tersebut pada pimpinan yang lebih tinggi, Kepala Bagian Perlengkapan dan Aset Daerah selaku induk dimana LPSE bernaung serta Assisten III selaku koordinator LPSE Badung.

Sesaat setelah saya mendapatkan jawaban kepastian dari ketiga pimpinan kami, malam itupun saya mengontak kembali Pak Arso Hadi, sementara Bu Kepala LPSE kontak langsung dengan perwakilan Panitia MT LPSE Advance, Ibu Mira Erviana. Maka sejak saat itu pula berbagai rencana dan kebingungan mulai melanda pikiran. Baik persiapan, draft pelaksanaan, maupun terkait sesi Pelatihan aplikasi Monev Online yang sedianya kami lakukan berbarengan dengan kegiatan tersebut.

MT LPSE Advance Badung

Menindaklanjuti keputusan diatas, maka sayapun meminta Pak Arso Hadi untuk memberikan draft persiapan apa saja yang harus kami lakukan sebagai Tuan Rumah, mengingat waktu yang tersedia cukup mepet, sekitar 2 minggu termasuk Hari Raya Galungan. Jikapun boleh saya berbagi, berikut daftar yang tempo hari harus kami persiapkan. Yah, barangkali saja kelak LPSE kawan yang bakalan mendapatkan giliran untuk menjadi Tuan Rumah.

1. Draft susunan SK Panitia Lokal, lengkap dengan NIP, Golongan dan NPWP. Jika bisa, jumlah Panitia Lokal ini hanya sekitaran 10-12an orang saja, dengan susunan Ketua, Sekretaris, Bendahara dan Anggota. Tidak ada seksi atau bidang yang mengatur hal-hal khusus didalamnya.

2. Survey Hotel yang terdekat di seputaran lokasi. Untuk hal ini, saya berimprovisasi untuk mendapatkan data terkait ketersediaan kamar Twin Room pada tanggal tersebut, price list per malam, dukungan transportasi hotel ke lokasi kegiatan, kontak yang bisa dihubungi baik telepon, fax maupun website, juga akses terdekat yang dapat dijangkau dari Hotel. Hasilnya, silahkan dilihat pada tulisan pertama terkait gelaran MT LPSE Advance.

3. Persiapan Banner dan Backdrop. Sebenarnya sih dari pihak LKPP sempat meminta bantuan kami untuk mencetaknya dengan ketentuan dan jumlah serta desain yang ditetapkan dari Jakarta, mengingat waktu yang dibutuhkan sangat mepet ditambah pengiriman nantinya. Sayangnya, kamipun di Bali tak kalah mepetnya mengingat saat itu adalah persiapan Hari Raya Galungan. Belum lagi keputusan akhir pembuatan Backdrop baru turun selasa malam dengan kabar ‘tidak mendapatkan ijin dari Bupati terkait pemasangan Backdrop di ruang pertemuan’. Maka, untuk gelaran kali ini hanyalah mengandalkan 6 buah standing banner yang dicetak LKPP, dan baru sampai Senin pagi H-1 di Bali, tanpa backdrop ataupun spanduk tambahan. *tumben deh kayaknya jadi seperti ini :p

4. Persiapan Moderator dan Notulensi yang diharapkan dari unsur LPSE Badung. Untuk hal ini, sempat dipertimbangkan kembali agar kami selaku Panitia (yang notabene hanya berjumlah sedikit), dapat fokus ke Persiapan dan jalannya kegiatan, sehingga dalam pelaksanaannya, kebutuhan Moderator hanya dipenuhi saat sesi Pembukaan, tepatnya oleh Assisten III untuk mendampingi pemaparan Pak Patria dari LKPP. Selebihnya, menggunakan jasa kawan-kawan dari LKPP. *padahal demi melaksanakan tugas ini, saya sudah hunting beberapa artikel terkait ‘Bagaimana menjadi Moderator yang Baik, pun menjadi Notulensi yang Baik… *uhuk

5. Selain Moderator dan Notulensi, Panitia Lokal diminta pula menugaskan beberapa orang untuk menghandle posisi di meja Registrasi dan Absensi, Manajer Kelas yang akan memastikan kesiapan sound, pc dll sebagai sarana presentasi, serta dokumentasi baik foto maupun video.

6. Konsumsi. Sebenarnya sih dari pihak LKPP sejak awal sudah menyatakan bahwa dana untuk konsumsi akan ditanggung sepenuhnya, namun demi demi menghormati kehadiran para tamu undangan dan LKPP, kami memutuskan untuk menyediakan Snack saat Pembukaan secara Free *uhuk

7. Sedangkan persiapan terakhir yang dipinta oleh pihak LKPP adalah nama pejabat yang akan menandatangani SPPD dan SLA (kalau tidak salah sih dari unsur Kepala LPSE), dan kontak rental mobil. Untuk yang terakhir ini sebenarnya sih gag perlu-perlu banget, jika pihak Panitia Lokal bersedia meminjamkan satu kendaraan dinasnya sebagai Operasional LKPP selama kegiatan seperti halnya Rakornas terdahulu…

Nah, diluar semua persiapan itu, kira-kira apa lagi yah yang harus dipikirkan demi kelancaran jalannya acara ?

1. Terkait ruangan, tentu ada Surat Peminjaman Tempat, lengkap dengan sound, ac dan pc presentasi. Ditambah toleransi dari pengelola ruangan agar mendahulukan kegiatan ini *uhuk

2. Masih terkait ruangan, selain pertemuan, ada dua ruangan lagi yang harus kami persiapkan yaitu Ruang Panitia untuk menyimpan perlengkapan yang digunakan selama kegiatan pun sebagai ruangan istirahat Panitia, dan Ruang Sholat yang sebisa mungkin diposisikan dekat Toilet dilengkapi arah Kiblat.

3. Protokoler dan Humas. Siapa yang akan membuka acara dari pihak Lokal, penyiapan bahan Sambutan yang nanti akan disampaikan, langkah demi langkah prosesi kegiatan, plus sesi dokumentasi dan peliputan agar kegiatan ini bisa diketahui oleh khalayak baik lewat media cetak ataupun televisi.

4. Penyiapan Sertifikat yang sebenarnya tidak diberikan dari pihak LKPP, namun merupakan inisiatif dari Bapak Sekda Kabupaten Badung untuk menunjukkan tingkat keseriusan kegiatan. Maka untuk hal ini, dari segi desain, hunting bahan hingga pengerjaan diserahkan kepada saya dengan harapan segera bisa diselesaikan. Sekedar bocoran, gambar yang saya gunakan diambil dari gambar BackDrop yang dikirim pak Arso Hadi via email, dikonversi menjadi warna putih, kemudian Draft sertifikat diambil dari dokumen sejenis saat saya menjadi Pembicara di Rakornas dua tahun lalu. Maka gag sampai menunggu waktu lama, sore itu juga desain sertifikat sudah siap cetak, tinggal berburu kertas Linen di Gramedia :p

5. Selain daftar dan kontak Hotel terdekat, saya pun tak lupa menyiapkan Kontak Taxi Bali milik Blue Bird group yang biasanya saya manfaatkan jasanya jika ada kebutuhan untuk keberangkatan ke bandara. Plus daftar pasar oleh-oleh terdekat yang bisa diakses sembari pulang ke hotel masing-masing.

6. Tata cara pengumpulan SPPD dan pengambilannya nanti dengan menggunakan 2 form sebagai tanda bukti. Cukup dibuat dalam format kertas biasa, dibagi 4 area untuk masing-masing 2 form tadi. Satu untuk Panitia, satunya lagi untuk Peserta.

7. Terakhir, mungkin persiapan kesehatan dan mental saja untuk bisa melayani kawan-kawan LPSE yang datang dari berbagai penjuru nusantara, minimal dengan tetap memberikan senyum ramah meski penat dan mengantuk, plus beristirahat yang cukup…

Perjalanan panjang menuju Persiapan Management Training LPSE Advance Badung Bali, memang sedikit melelahkan jika dibandingkan dengan sesi Rakornas yang meski dihadiri dengan jumlah Peserta jauh lebih besar, namun kapasitas kami selaku Panitia saat itu tidaklah sebesar tanggung jawab yang kami emban selama tiga hari terakhir.

Jadi, Terima Kasih kepada kawan-kawan dan semua guru di LKPP yang telah memberikan kesempatan pada kami menjadi Tuan Rumah, memberikan kami arahan dan petunjukmselama sesi pembelajaran dan semoga kedepan, kami bisa menjadi lebih baik lagi apabila kesempatan yang sama kelak dipercayakan kembali pada kami.

Semoga Indonesia mampu melaksanakan 100% Pengadaan yang Bersih dan Akuntabel. Salam LPSE…

Leave a Reply
*